Êtes-vous toujours joignable, présent sur tous les réseaux ? Gérer une entreprise avec des techniques de gestion du temps ordinaires est dépassé. Résultat : Notre journée pourrait bien avoir 48 heures, sans que nous parvenions à tout faire. La devise « Si tu es pressé, va lentement » n’est pas non plus d’une grande aide.
Dans le cas des entreprises qui ne sont pas rapides, les clients vont tout simplement chez le concurrent. Il y a un tas de petites raisons qui font perdre le temps aux travailleurs, sans qu’ils s’en rendent compte.
Voici les voleurs de temps qui tuent la productivité d’une entreprise :
- Rédaction d’e-mails au groupe de travail ;
- Réunions sur l’avancement quotidien ;
- Distractions ;
- Serviabilité ;
- Perfectionnisme ;
- Manque de concentration ;
La rédaction d’e-mails au groupe de travail, le plus grand voleur de temps
Les e-mails font partie intégrante de la communication moderne et chaque jour, un travailleur reçoit des dizaines de messages électroniques au contenu plus ou moins important. Les emails, trop souvent sous-estimé, peuvent être le plus grand voleur de temps au travail et dans la vie quotidienne.
Vous passez un temps incroyable à les lire, à y réfléchir et à les traiter, sans même que vous en ayez conscience. Même si vous ne recevez que 20 e-mails par jour (ce qui est inférieur à la moyenne), cinq minutes par e-mail suffisent pour passer 100 minutes à lire des e-mails.
Il est aussi courant d’écrire des e-mails à toute l’équipe pour partager des informations, des demandes ou des documents concernant les activités du projet, même lorsque seule une réponse d’une personne est requise.
Cette activité occupe à tort le temps de beaucoup de personnes, pas seulement celui de la personne qui rédige la communication. L’arrivée d’un mail sur un projet sur lequel vous travaillez, vous amène souvent à abandonner, momentanément, ce que vous étiez en train de faire pour voir ce que c’est et si c’est vous qui devez répondre. Reprendre la tâche là où elle s’était arrêtée implique des heures supplémentaires, pour se concentrer à nouveau.
Essayez de vous réfréner et fixer des heures concrètes à consacrer à vos e-mails. Vous n’ouvrez pas votre boîte de réception à chaque sonnerie, mais vous pouvez vous concentrer, traiter vos e-mails en peu de temps et surtout de manière ciblée.
Les clients, les collègues et le patron peuvent tuer la productivité
Blâmer uniquement les autres pour les vols de temps n’est pas la bonne approche. Dans la plupart du temps, vous en êtes plus ou moins responsable. On ne peut pas non plus nier que, sur le lieu de travail, les voleurs de temps sont les collègues ou même les supérieurs hiérarchiques. Les collègues se présentent au bureau sans prévenir, le dirigeant organise la troisième réunion inutile de la semaine et le temps passe sans que vous ayez accompli quoi que ce soit.
Si des collègues deviennent des voleurs de temps, la seule solution est d’en parler et de fixer des règles claires. Cela ne doit pas être désagréable, demandez avec courtoisie à votre collègue de garder les conversations pour la pause.
Il est tout à fait légitime de dire que le temps vous manque. Avec le supérieur hiérarchique aussi, la franchise aide à lutter contre la perte de temps. Une critique constructive contre les réunions chronophages peut être une source de réflexion, de préférence combinée à une proposition sur la manière dont cela pourrait mieux fonctionner.
Les réunions sur l’avancement quotidien
Ce sont les réunions classiques de début ou de fin de journée. Elles permettent aux collaborateurs d’informer le chef de projet et les autres collègues du point où ils en sont, dans la réalisation des activités qui leur ont été assignées.
Temps minimum passé : au moins 30 minutes par jour, multipliées par l’ensemble des personnes participantes (sans tenir compte des attentes des retardataires, de la disponibilité des ressources, etc.)
Les distractions tuent la productivité
Les possibilités de se laisser distraire au travail sont vraiment infinies :
- Nouvelles mises à jour de statut des amis peuvent être lues toutes les minutes ;
- Ragots au travail, toujours particulièrement passionnant ;
- Un milliard de vidéos : De voyages ou de cuisine qui n’attendent que d’être visionnées.
Cela ne dure que quelques minutes à chaque fois, mais les minutes s’additionnent très vite et vous avez passé une heure à surfer sur Internet.
Aussi dur que cela puisse paraître, seule une discipline de fer peut aider et il faut parfois apprendre à se surpasser pour être plus productif.
Si vous vous laissez distraire, au point de ne plus pouvoir suivre vos tâches et de devoir faire des heures supplémentaires, réfléchissez plus attentivement à l’avenir, avant de céder une nouvelle fois à ce voleur de temps.
La serviabilité, un autre voleur de temps, sans que vous vous rendiez compte
Tu peux me donner un coup de main… ou j’ai besoin de ton aide… Qui pourrait dire non ? La serviabilité peut aussi rapidement devenir un voleur de temps. Si vous passez plus de temps à faire les tâches des autres, votre propre travail reste automatiquement en suspens et vous vous demandez pourquoi vous n’avez rien fait de votre journée.
Il n’est pas nécessaire de répondre froidement à toutes les demandes amicales, mais vous devriez apprendre à mieux gérer votre temps et à dire non, lorsque vous n’avez plus de temps libres pour aider les autres.
Le perfectionnisme tue la productivité
Des exigences et des attentes élevées envers soi-même peuvent être stimulantes et motivantes, elles sont aussi un énorme voleur de temps. Le perfectionnisme vous fait passer des heures dans chaque petit détail, alors que vous auriez pu terminer le projet depuis longtemps.
Essayez de changer d’attitude : La perfection totale n’est jamais atteinte. Il n’est pas toujours nécessaire d’être à 150 %. Si vous apprenez à être satisfait de vos propres performances, vous pouvez éliminer le voleur de temps et économiser beaucoup de temps.
Le manque de concentration ruine la productivité
Vous êtes assis devant une tâche, mais votre esprit ne cesse de vagabonder. Vous n’arrivez tout simplement pas à vous concentrer. Le manque de concentration est un voleur de temps qui a plusieurs facettes. Vous mettez plus de temps à terminer une tâche, à faire et à accomplir toutes les tâches qui y sont liées. Le manque de concentration peut aussi vous faire commettre des erreurs, que vous devez corriger plus tard, ce qui vous fait perdre du temps.
Le manque de pauses et le surmenage sont des causes fréquentes de déconcentration. À un moment donné, la tête et le corps ont besoin de se reposer, mais s’ils ne l’obtiennent pas, les performances chutent. Pensez à faire des pauses régulièrement et tout au long de la journée pour stimuler votre concentration.
La procrastination, un énorme voleur de temps
« Je peux faire ça plus tard… » La procrastination est un énorme voleur de temps. Rien n’est fait, au lieu de cela, vous remettez tout à plus tard et vous vous retrouvez à la fin avec une énorme montagne de tâches, que vous ne pouvez plus maîtriser. Ne rien faire et perdre du temps, puis tout faire en même temps, cela ne fonctionne tout simplement pas.
Vous pouvez maîtriser ce voleur de temps, en vous fixant des priorités claires et en les respectant. Abordez vos tâches et vos projets dans l’ordre et commencez par le plus important. Rien n’est remis à plus tard, tout au plus, les priorités peuvent changer, dans ce cas, une autre tâche sera effectuée par la suite.
