Les factures impayées constituent un véritable fléau pour les entreprises. Outre les problèmes de trésorerie qu’elles engendrent, leur recouvrement monopolise un temps considérable pour les équipes comptables. Les relances manuelles sont chronophages, sources d’erreurs fréquentes et ne permettent pas un suivi optimal des factures. Face à ces multiples défis, un logiciel de relances clients constitue la solution idéale pour recouvrer efficacement vos impayés.
Optimiser le processus de relances clients
Un bon logiciel de relances clients vous offre un puissant outil de paramétrage des scénarios de relance. Vous définissez les délais avant chaque relance, les canaux à utiliser (email, courrier postal, SMS…), les messages types à envoyer selon les situations. Le processus complet est modélisé selon vos règles métiers.
Vous pouvez envoyer automatiquement vos relances. Par exemple, cela peut-être une bonne option pour les relances préventives. Pour les relances qui méritent une validation manuelle, le logiciel de relances clients vous prépare le travail. Vous avez en fait chaque jour une sorte de to-do : c’est la liste des relances à valider. Exit les oublis de facture ou les relances 3 mois après la date d’échéance : un gain de temps substantiel pour vos équipes !
Chaque relance envoyée est historisée et archivée de façon traçable dans le logiciel. Vous disposez ainsi d’une vision à 360° du cycle de recouvrement enclenché pour chaque facture impayée, avec l’intégralité des interactions effectuées.
Maximiser vos taux de recouvrement
Grâce à son système d’alertes intégré, un bon logiciel de relances clients vous facilite énormément le suivi des retards de paiement. Dès le premier jour de retard, vous êtes informé des factures à relancer et pouvez agir immédiatement, sans laisser s’aggraver la situation.
En automatisant l’envoi systématique des relances selon les règles définies, vous augmentez mécaniquement vos chances d’être payé par les clients défaillants. Aucun retard de paiement n’est ainsi oublié ou traité tardivement.
Un logiciel de relances clients digne de ce nom intègre aussi les meilleures pratiques pour recouvrer efficacement les impayés : messages personnalisés avec l’encours du client et les factures en PJ, relances ciblées selon la typologie du client (plan de relances spécifique pour les petites entreprises vs les grands comptes…) et la situation du client (client à ne pas relancer) etc.
Les études le prouvent : un logiciel de relances clients permet de diminuer son délai moyen de paiement d’environ 20%. Un gain non négligeable pour votre trésorerie !
Préserver la relation client
Recouvrer ses impayés est évidemment primordial. Mais cela ne doit pas se faire au détriment de la relation avec vos clients. C’est l’un des principaux atouts d’un bon logiciel de relances clients : vous permettre de maintenir une image irréprochable auprès de vos clients débiteurs.
Grâce aux modèles de relances pré-établis, chaque communication conserve une forme professionnelle normée, quel que soit le nombre de dossiers gérés simultanément. Et pour les situations particulières, rien ne vous empêche de personnaliser davantage les messages à envoyer, par client ou par groupe de clients. De plus, chaque relance basée sur un modèle (proposé par le logiciel ou rédigé par vos soins) est éditable avant son envoi.
Un bon paramétrage permet aussi d’éviter des situations inconfortables comme relancer un client alors qu’il ne fallait pas. Par exemple, lorsqu’une facture est en litige et qu’il faut d’abord résoudre le problème pour que la créance soit recevable du côté du client. Autre exemple, un client vous a promis qu’il allait vous payer d’ici 15 jours ? La relance prévue initialement dans 6 jours doit être stoppée. Votre logiciel de relances clients est à même de pouvoir gérer ces situations.
Lorsque le volume de facture augmente pour une entreprise et qu’elle croule sous les retards de paiement, adopter un logiciel de relances clients est une bonne solution. Les bénéfices sont clairs : gain de temps, diminution du délai de paiement, relation client préservée. Un logiciel de relances clients constitue un investissement vite rentabilisé !
N’attendez plus pour moderniser cette fonction cruciale en vous équipant d’un tel outil ! Vos finances et vos équipes de recouvrement vous remercieront rapidement de franchir ce cap essentiel.
