Obtenir un numéro de déclaration d’activité transforme réellement votre projet de formation professionnelle en expérience concrète, traversee d’étapes administratives parfois redoutées qu’on débute en micro-entreprise, que l’on agisse en indépendant ou à la tête d’une structure confirmée. L’objectif ici : dissiper les zones d’incertitude, préciser les exigences réelles (et les pièges les plus courants), tout en vous livrant des repères concrets pour respecter le cadre légal, sans vous épuiser dans les démarches inutiles ou risquer le refus et la radiation du NDA.
Qu’est-ce que le NDA ?
Dès que l’on s’engage dans la gestion ou la création d’un dispositif de formation, le fameux NDA numéro de déclaration d’activité se présente comme une étape centrale. En France, aucune offre de formation ne peut etre commercialisée sans ce numéro administratif, qui cadre la pratique selon le Code du travail (art. L.6351-1 et suivants). Autrement dit, le NDA sert d’identifiant auprès de l’administration et protège officiellement votre activité, facilitant aussi l’accès aux financements comme le CPF, l’OPCO ou Pôle emploi. Même si le terme inspire parfois des questions, le NDA concerne clairement toute personne souhaitant animer des sessions professionnelles pour adultes, sous statut indépendant ou société.
On remarque régulièrement que cet impératif ne vise pas seulement les structures installées. Les micro-entrepreneurs, autoentrepreneurs, associations, ou entreprises créant leur propre offre, se retrouvent concernés dès le tout premier euro encaissé. A contrario, les acteurs intervenant exclusivement au titre de l’apprentissage (CFA) ou hors cadre formation continue n’entrent pas dans le champ.
Point-clé – la demande de NDA doit impérativement être déposée dans les trois mois suivant la première action de formation facturée. Sans ce numéro, il n’est pas possible de conclure un contrat ou une convention légale de formation. Cette obligation, fréquemment sous-estimée, explique de nombreux refus de dossier et déclenche parfois des contrôles inopinés (d’après le témoignage d’une inspectrice DRIEETS, certains hésitent à se lancer… mais le timing ne pardonne pas).
Profils concernés et exclus : faites-vous partie du champ NDA ?
L’attribution d’un NDA s’étend à un large panel de structures ; toutefois, il existe des exceptions notables. Voici quelques repères à connaître :
| Profils concernés | Profils non concernés |
|---|---|
| Organismes de formation à destination d’adultes Formateurs indépendants ou micro-entrepreneurs Associations dispensant des actions professionnelles Entreprises commercialisant des formations externes |
CFA hors actions de formation continue Ateliers “loisir” (hors pro) Conférenciers/consultants hors formation Organismes opérant uniquement à l’étranger |
Si votre situation correspond à la colonne de gauche, mieux vaut considérer la déclaration d’activité comme incontournable. En cas de doute, demander conseil à la DRIEETS locale vous évitera de nombreuses complications (certains décideurs, dit-on, préfèrent perdre un peu de temps en amont que de nombreux mois ensuite).
Comment demander le NDA ?
Pour limiter les imprévus administratifs, il vaut la peine de suivre une procédure rigoureuse, étape par étape. Retenez que la déclaration doit être déposée dans les trois mois qui suivent la première prestation, sur le portail Mon Activité Formation (la voie papier existe mais se raréfie). Après envoi, l’administration dispose de deux mois pour répondre ou demander des justificatifs. La solidité du dossier repose sur sa complétude, car une omission même minime retarde tout le processus.
Pour illustrer ce propos, certains formateurs découvrent avec dépit, après avoir signé leur prem contrat de formation, que leur dossier NDA est rejeté pour un document périmé ou manquant. Ce genre de mésaventure, évoqué par une formatrice lors d’un atelier, rappelle l’importance de bien vérifier chaque pièce.
Étapes clés de la déclaration initiale
Repérez bien ces jalons pour sécuriser votre demande.
- Attester d’une prestation de formation initiale (exemple : contrat ratifié ou facture émise auprès d’un client)
- Constituer le dossier de pièces justificatives adaptées à votre statut : SIREN/SIRET, statuts pour association ou société, pièce d’identité, convention ou contrat de formation, programme pédagogique, casier judiciaire bulletin n°3 du dirigeant ou de l’organiseur
- Se connecter au portail officiel Mon Activité Formation, renseigner le formulaire, et téléverser soigneusement l’ensemble des justificatifs
- Respecter les notifications reçues – précisions demandées sous 12 à 15 jours à anticiper impérativement ; en cas de non-réponse, votre dossier sera ajourné
Une formatrice evoquait récemment l’intérêt d’anticiper la collecte des documents : cela évite de courir après le “dernier justificatif” dans le rush. Un extrait Kbis daté de moins de trois mois ou un certificat INSEE sont souvent à l’origine des retards d’instruction.
Liste synthétique des pièces à fournir
Les éléments requis varient selon votre profil. Mais certains sont considérés comme incontournables par les services administratifs :
- Extrait de casier judiciaire bulletin n°3 du dirigeant ou déclarant
- Numéro de SIREN actif
- Justificatif d’existence juridique (statuts, Kbis, récépissé d’assoc…)
À compléter par un contrat ou une convention signée, un programme détaillé, et selon le cas, un RIB pour garantir le bon rattachement bancaire. On constate souvent que ces pièces font la différence lors du premier contrôle (un professionnel du secteur cite régulièrement le cas du justificatif égaré, source de blocage).
Données chiffrées et délais
Rappelez-vous – la déclaration doit être transmise dans les trois mois qui suivent la signature du premier contrat ou facture. Ensuite, le service chargé du contrôle transmet sa réponse sous un maximum de deux mois. Cette cadence administrative laisse peu de marge, et il arrive qu’un retard prive l’organisme de toute activité commerciale pendant plusieurs semaines.
Procédure d’exonération de TVA (optionnelle, mais décisive !)
L’obtention du NDA peut également ouvrir droit à une exonération de TVA sur l’activité de formation. Il vaut mieux la solliciter explicitement, dans les trois mois après le début d’activité, auprès du même service, en joignant une demande argumentée et des pièces complémentaires (programme, convention, exposé de la démarche pédagogique). Précision utile : cette exonération ne s’applique qu’à partir de la date d’accord, jamais de façon rétroactive. Certains s’en rendent compte… un peu tardivement.
Quelles sont les obligations après obtention ?
Vous voilà détenteur du NDA ! Mais la période suivant l’attribution exige une réelle discipline. Chaque année, pour garantir la validité de votre numéro, il vaut mieux transmettre un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) faute de quoi votre déclaration peut être radiée sans préavis. Ce suivi, parfois vécu comme une contrainte, s’apparente au calendrier fiscal où chaque échéance compte (un expert confiait qu’un seul oubli a suffi à suspendre son activité).
Le Bilan Pédagogique et Financier : un rituel annuel obligatoire
Le BPF retrace toute l’activité de formation réalisée l’année précédente – typologie clients, volumes horaires, montants perçus, financement… Ce document, déposé exclusivement sur Mon Activité Formation entre avril et mai, conditionne la continuité administrative de votre organisme.
Concrètement, en 2023, plus de plusieurs centaines d’acteurs ont perdu leur NDA simplement pour défaut de BPF malgré une activité effective. Programmer cette obligation dans un calendrier partagé s’avère aussi vital qu’une déclaration fiscale. Est-ce vraiment évident pour tous ? Pas toujours – le risque de radiation est réel et rapide.
Modifications et cessations : une vigilance de tous les instants
Changement d’adresse, nouveau dirigeant, cessation temporaire ou définitive : chaque modification doit être déclarée sous trente jours sur le portail officiel. Au-delà, le risque de sanction ou de suppression du NDA augmente considérablement (une formatrice expliquait qu’une mise à jour en ligne prend 10 minutes, c’est à ne pas oublier).
Ce type d’omission fait parfois toute la différence lors d’un contrôle. Il est souvent recommandé de intégrer cette étape à vos outils de pilotage, comme un rappel visible dans l’agenda partagé.
FAQ : erreurs courantes et points de contrôle
Naviguer dans les procedures administratives peut vite virer au casse-tete… Ci-dessous, une sélection des questions récurrentes entendues lors de formations, qui aident à anticiper les complications et à fluidifier le parcours.
Pourquoi mon NDA peut-il être refusé ou devenir caduc ?
On observe que les causes sont souvent identiques – SIREN inactif, pièces manquantes ou obsolètes, absence de justificatif de la première formation, condamnation antérieure du dirigeant. Si le BPF n’est pas transmis deux fois de suite, l’organisme se voit radié d’office. Certains experts rappellent régulièrement ce point lors d’audits.
Quels délais pour corriger une anomalie ou compléter un dossier ?
En pratique, après réception d’une demande de précision ou de pièce, le délai est de 12 à 15 jours pour fournir la suite, sans quoi la procédure recommence depuis le départ (il n’est pas rare de voir une validation perdre plusieurs mois pour un simple oubli).
Peut-on cumuler plusieurs NDA pour une même structure ?
Non, le NDA reste unique par SIREN. Toutefois, gestion de plusieurs activités sous le même numéro reste possible, à condition d’actualiser le descriptif lors de chaque nouvelle habilitation ou diversification (un responsable DRIEETS évoquait les cas de diversification fréquents en centre multi-sites).
Et si l’on “oublie” de déclarer un changement important ?
Cette négligence a parfois des conséquences remarquables : lors d’un contrôle ou d’une réclamation, le NDA peut être suspendu, voire radié. Certains relatent que la mise à jour sur la plateforme officielle ne prend que quelques minutes, autant éviter des semaines de complications ensuite.
Ressources pratiques pour se conformer
Savoir où trouver les bons outils fait gagner un temps considérable et réduit les risques administratifs. Voici un condensé des ressources qui changent la donne pour les organismes et formateurs qu’on débute tout juste ou qu’on gère plusieurs entités.
Guides types, portails, contacts directs : tout pour aller vite
À noter pour chaque phase du parcours :
- Portail officiel : Mon Activité Formation déclaration, BPF, gestion des modifications
- Notice explicative complète (Service-public.fr) à consulter
- Liste des DRIEETS régionales et contacts directs pour poser vos questions en fonction de la zone géographique
- Guides PDF, modèles de contrats, programmes, règlements… disponibles en téléchargement pour fiabiliser vos démarches
Recemment, la quasi-totalité des formalités sont dématérialisées : plus besoin d’attendre deux semaines pour la validation d’un dossier papier. Quand une interrogation subsiste, pensez à tester les simulateurs de complétude ou l’assistance en ligne du portail. Certains professionnels s’en servent systématiquement.
Checklist imprimable pour ne rien oublier
Mieux vaut préserver vos justificatifs en version digitale, anticiper toutes les échéances, et planifier un contrôle de conformité chaque semestre. Une simple checklist (disponible avec ce guide) permet souvent de retrouver une organisation sereine, même quand le quotidien se bouscule (certains centres partagent cette pratique dans leur réseau).
Contacts, assistance et points légaux de référence
Même avec les meilleurs outils, un doute technique ou une subtilité peut surgir à l’occasion. N’hésitez pas : chaque région possède un service DRIEETS accessible par téléphone ou formulaire en ligne (il arrive qu’un simple appel débloque un dossier qui piétine depuis des semaines).
Pour rester à jour sur le cadre réglementaire ou dans certains cas atypiques (par exemple cumul de statuts ou modification de l’objet social), les référentiels du Code du travail (L.6351-1 à R.6351-8) restent incontournables ; l’abonnement aux mises à jour institutionnelles évite aussi de mauvaises surprises.
Avant de vous lancer, testez l’intérêt du guide avec votre propre cas de figure ou laissez votre adresse email pour recevoir le prochain modèle de dossier NDA, actualisé et gratuit certains professionnels trouvent cet accompagnement déterminant pour passer le cap.
